글로벌 세계 대백과사전/금융·경영/부문관리의 이론과 실제/부서별 관리요령/총무·사무관리

총 무

총무〔개설〕

總務〔槪說〕

총무부문은 기업운영을 총체적으로 관리하는 기업의 모체부문(母體部門)으로서, 그 기능은 경영의 규모에 따라서 각각 다르다. 경영 규모가 작고 단순한 경우에는 총무부문의 기능은 자못 다양하지만, 경영규모가 커지면 조직의 분화에 의하여 그 기능은 축소된다. 이를테면, 사업부와 생산부라는 단순한 경영조직을 가지고 출발한 기업은 총무부문의 기능을 담당하는 부서가 사업부이며, 생산부문에 관한 분야를 제외하고는 기업운영에 필요한 총괄적인 사무관리는 사업부가 관장하게 된다. 즉, 인사·경리·노무·재무·기획·판매 등 제반분야를 사업부가 직접 담당한다.

그러나 사업이 확장되고 업무내용이 복잡해지면 그 형편에 따라서 인사·경리 및 노무 등 분야가 사업부에서 분리·독립하여 인사부 및 경리부·노무부로 편성되고 독자적인 관리체제를 갖추게 된다. 이와 같은 경향은 경영 규모의 확대에 따라서 다른 분야에까지 파급되어, 각각 전문기능을 담당하는 부문으로 분화되는 것이다. 그리고 총무부문이 담당·관장하게 되는 분야는 다른 독립된 부문의 관할에 속하지 않는 사항에 한정된다. 이와 같은 현상은 경영의 전문화에 따르는 필연적인 추세이다. 그러나 총무부문은 이러한 추이(推移)에도 불구하고, 여전히 기업의 모체부문으로서 최고 경영층을 보좌하며, 타 부문과의 업무상 조정(調整)을 꾀하고 기업의 합리적인 운영을 가능하게 하는 경영 관리의 중심이 된다는 점에서 오늘날에도 그 의의는 자못 크다.

총무부문의 기능

總務部門－機能

총무부문에 공통된 기능을 실태조사에 의하여 총괄해 보면, 대체로 ① 경영계획의 입안, ② 주식관계 사무, ③ 법무관계 사무, ④ 비서, ⑤ 서무, ⑥ 문서사무, ⑦ 타부문에 속하지 않는 기타 사무등으로 구분된다. 이러한 제반 기능은 다시 그 속성에 따라서 종합 조정, 서비스, 사무관리의 3가지로 집약할 수 있다. 첫째의 종합 조정에 의하여 총무부문은 전반 관리자에에 대한 스태프(staff)의 역할을 맡는다. 회의나 품의(稟議)에 있어서 관계부문의 의견을 조정하고 정리하는 일은 총무부문의 중심적 기능이 되며, 이러한 기능을 가짐으로써 총무부는 강한 권한을 가진다. 둘째로, 총무부문의 서비스는 넓은 의미에서 볼 때 조언(advice)·원조(service)로 나누어서 생각할 수 있다. 대체로 조언, 즉 어드바이스는 판단적인 성격을 띠고, 원조 즉 서비스는 역무(役務) 제공적인 성격을 띤다고 할 수 있다. 이를테면 주식사무나 비서·서무 같은 것은 서비스적인 사무이고, 문서·섭외사무 같은 것은 어드바이스적인 사무라 할 수 있을 것이다.

기업의 계층을 중심으로 해서 말하면, 스태프 어드바이스(스태프의 조언)는 톱매니지먼트(top management)에서부터 공장의 현장에 이르기까지 전문적인 입장에서 조언을 한다는 것이고, 스태프 서비스(스태프 원조)는 기업의 모든 계층의 사람들에게 서비스를 제공한다는 의미이다. 그리하여 판단적 성격을 띤 어드바이스는 지능적이라야 하며 일반적으로 존경을 받고, 역무 제공적인 서비스는 육체적·물리적인 것으로서 감사의 대상이 된다. 셋째로, 사무관리는 기업내의 사무에 관한 조직·설비·제도·장표(帳票)·예산·절차 등을

합목적적으로 관리하는 기능이다. 사무관리는 경영을 능률적으로 향상시키고, 경제적으로 통제한다는 점에서 중요한 의의를 지니고 있다.

총무부분의 각 기능별 내용은 다음과 같다.

경영계획의 입안

經營計劃立案

경영계획은 기업 경영의 장기적 성장과 안정을 가져 오고, 적정 이윤을 보장하기 위해서 각 부문별 계획을 종합 조정하는 기본적 계획사무이다. 각 부문별 계획은 업종이나 규모에 따라 서로 다르지만 대체로 다음과 같은 것을 들 수 있다. ① 생산계획：설비투자계획·공정(工程)계획, ② 재무계획：자금계획·증자계획·사채발행계획, ③ 인사계획：조직계획·요원계획·교육 훈련계획, ④ 판매계획：신제품 판매계획·시장확장계획·판매대리점 증설계획, ⑤ 연구계획：신제품 개발계획·신제품 조사계획.

경영계획 사무 절차로는 첫째, 경영계획의 편성에 있어서 경영회의에서 우선 경영방침을 결정한다. 둘재로 각 부문, 이를테면 영업·경리·생산·노무 등 각 부문부터 기본계획입안에 필요한 자료를 수집하고 전체 경영계획을 편성한다. 셋째, 각 부문은 수립된 경영 방침 계획을 기초로하여 개별계획을 작성한다. 넷째, 제출된 각 부문의 개별계획을 종합·조정하고, 장기적인 목표이윤을 산정한다. 끝으로, 종합계획을 경영회의의 승인을 얻어 최종 확정하고, 각 부문에 전달한다.

이 사무 절차는 주로 장기 경영계획에 관한 것이며, 단기 경영계획의 경우에는 목표계획이 아니고 실시 계획이므로 기획관리과와 각 실시 부문과의 조정이 중요하다. 그리고 이미 실시된 경영이 경영계획에 따라서 집행되었는지, 계획과 실적 사이에 차이가 있는지, 그 차이는 어디서 어떻게 얼마나 생겼는지를 분석하여 여러 참고 자료를 작성하는 것이 중요하다.

주식관계 사무

株式關係事務

주식은 오늘날 기업의 경영자본 조달의 수단으로서 극히 중요한 역할을 하고 있다. 주식관계 사무는 대체로 주식사무·주주총회 사무·신주(新株)발행 사무 등으로 구분된다.

법무관계 사무

法務關係事務

인간이 모든 면에 법률문제 속에서 생활하고 있는 것과 마찬가지로 기업도 모든 면에 법률문제 속에서 활동하고 있다. 그러므로 법률관계를 무시하고 경영을 생각할 수 없는 것이다. 특히 회사가 법률의 규정에 의해서만 성립된다는 것을 감안하면 회사의 경우는 그 존재 자체가 이미 법률적인 문제인 것이다. 따라서 회사의 사업을 법의 관점에서 보는 한, 대외적으로는 물론 그 내부관계에 있어서도 모두가 법률문제이고 법률관계 사무라고 할 수 있다. 이러한 점에서 기업경영에 있어서 법률관계 사무는 극히 중요하다.

비서

秘書

비서란 최고 경영자 또는 기타 중요한 지위에 있는 자가 그들의 본래의 직무를 충분히 수행할 수 있도록, 그들을 보필하여 제반 계획을 세우고, 사무적인 배려를 하는 것을 직무로 하는 자이다. 경영관리에서 스피드와 연락의 긴밀성이 점차 요구되는 오늘날, 비서가 하는 역할과 비서를 적절히 활용하는 일은 중요한 문제로 대두되고 있다.

비서의 주요업무로는 ① 이사회 개최에 따르는 제반 사무(임원의 참석확인·차량 수배·회의실 준비·필기구 준비·회의록 작성 준비 등), ② 임원 보수지급 사무, ③ 임원 출장 준비 사무, ④ 기밀문서 취급, ⑤ 기타 비서 사무(임원실 내방자의 안내·전화 및 전언의 안내·문서 접수 및 배부·실내 정리 등) 등이 있다.

서무

庶務

서무는 회사의 창구이며, 윤활유라고 비유되고 있다. 서무의 기능은 관리(管理)이고 조정(調整)이다. 다시 말하면, 기업에 있어서의 완충기(bumper)의 역할을 담당하는 것이다. 사외(社外)에서부터 회사 전반에 걸친 비판의 진입구(進入口)가 되기도 하고, 사내(社內) 각 부문으로부터의 경영에 관한 진언을 조정하는 입장에도 서게 되는 것이다. 따라서 비판이라든지 진언을 직선적으로 통과시킬 것이 아니고, 정화작용을 거쳐 조정·관리하여야 한다.

서무가 담당하는 주요 사무로는 ① 고객, 기타 사업에 관계되는 자들에 대한 접대 (향응·위안·증답 같은 것), ② 기부금·찬조금 취급 사무, ③ 단체관계사무 (단체 가입 및 탈퇴 절차, 입회금·유지회비의 납입 사무 등), ④ 외부 인사의 공장 견학·촬영허가 취급 사무 (공장 견학 ·촬영 등은 제품 판매를 위한 PR의 하나로 중요시된다), ⑤ 보안경비 (회사는 시설 보안을 위하여 경비원을 두고 있는데, 이를 보통 수위라고 부른다), ⑥ 축제·식전(式典) 등 회사가 행하는 행사관리, ⑦ 수부(受付) 사무(회사 내방자의 안내, 외부로부터의 전화 또는 전언 안내, 우편물 기타 문서 접수 및 발송 등), ⑧ 차량관리 사무 등이 있다.

문서사무

文書事務

경영내부에 있어서의 문서의 주요 기능은 경영의사의 전달과 보존에 있다. 문서의 운행(運行)을 능률적으로 관리하기 위하여서는 모든 문서를 항상 유동상태(流動狀態)에 두고, 문서가 담당자에게 신속·원활하게 전달되어 사무처리의 능률화를 기하도록 하여야 한다. 특히 문서취급 책임자는 배부된 문서를 건명(件名)을 기록한 후 타임 스탬프식의 접수인(接受印)을 찍고, 문서의 내용에 따라서 회람심사, 기타 필요한 조치를 취하거나, 혹은 문서처리를 촉구 또는 촉진함으로써 다른 부문에 관계되는 문서처리에 대하여 유기적인 연락을 가지도록 하여야 한다. 이 밖에 도서·간행물의 구입 및 관리, 사보의 발행, PR, 기타 회사의 경영방침을 외부에 전달하는 사외발표(社外發表), 신용조사 업무등이 문서 사무에 속한다.

사무관리

사무관리〔개설〕

事務管理〔槪說〕

생산·판매·노무·재무 등 모든 경영활동에는 부수적으로 기록·계산·정리·분류 등 각종의 사무가 필요하게 된다. 특히 경영 규모의 확대에 따라 사무량이 증대하고 그 내용도 복잡해지므로 사무의 능률화·합리화가 크게 요망되며, 따라서 사무의 과학적 관리가 중요시된다.

사무관리를 효율적으로 하기 위해서는 우선 경영 내부에 합리적인 사무조직이 확립되어 있어야 한다. 이와 같은 사무조직으로는 부문별 조직과 집중적 조직이 있다. 부문별 조직은 생산이나 판매 등 경영의 각 부문마다 각각 독립된 사무조직을 갖추는 것이고, 집중적 조직은 사무를 중앙에 집중하는 조직이다. 부문별 사무조직에 의하면 각 부문내의 사무는 완전하게 수행할 수 있으나,

부문 상호간의 횡적 연락이 불충분하고, 각 부문에 공통된 사무가 생겨 불필요한 중복을 일으키기 쉽다. 집중적 사무조직에서는 현장과 중앙과의 연락 및 조정이 불충분하게 되기 쉬운 결점이 있다. 그러므로 실제의 사무조직은 이 2가지 조직의 장점을 살려서 절충한 형식을 취하는 수가 많다.

사무관리의 체계

事務管理－體系

원래 사무관리(office management)란 미국의 레핑웰(W.H. Leffing Well, 1876∼1934)이 고안한 말로 처음에는 사무소 관리라는 뜻으로 쓰여졌다. 이 사무관리에서는 사무직원의 작업을 기록·전달·계산 및 분류 정리의 4개 작업으로 구분하고, 각각의 표준화를 연구하는 동시에, 표준화된 이들 사무작업을 더욱 전문화하기 위하여 집중적 처리에 대한 제도적인 연구, 사무작업이 행해지는 장소로서의 사무소 관리, 그리고 작업환경의 확립 및 사무직원의 인사관리를 그 내용으로 하였다. 이들 '사무 작업 연구', '사무서비스의 집중화', '사무소 관리' 및 '사무직원의 인사관리'는 오늘날에도 중요한 연구과제가 되고 있다.

그러나 오늘날에는 사무는 단순한 개개의 기록적 작업(記錄的 作業)으로서 인식되고 있지 않다. 그것은 오히려 최고경영자 혹은 부문관리자가 경영기능 내지 관리기능을 충분히 발휘할 수 있도록 정보나 자료를 제공하는 것을 뜻한다. 다시 말하면, 정보·자료의 수집(收集)·집약(集約)의 경로(經路)라든지 올바른 의사전달 경로 그 자체를 뜻하는 것이다. 그리하여 오늘날 의사전달 경로 그 자체를 뜻하는 것이다. 그리하여 오늘날 사무관리는 전체로서의 경영직능과 부분으로서의 생산·판매·재무 등과 같은 주요 직능에 대하여 계획·조직·통제·조정이라는 관리의 기본적 과정이 수행되도록 종합 및 부문으로서의 관리활동을 원조하는 것을 목표로 삼고 있다. 사무관리는 바로 이와 같은 내용을 가진 하나의 독립된 부분적 직능인 것이다.

보다 효율적인 사무관리를 위하여 필요한 여러 요건들은 다음과 같다.

오피스 레이아웃

office layout

사무를 집행하기에 적절한 오피스(사무실)를 마련한다는 것은 사무관리의 중요한 부문이다. 특히, 경제조건이 복잡해지고 경쟁이 치열해질수록 오피스의 기능은 중요해진다. 경영 규모가 커질수록 사무의 양(量)이 늘고, 오피스에서 일하는 사무원의 수도 늘어 오피스는 더욱 많은 공간을 필요로 한다. 오피스에 있어서의 활동을 보다 효과적으로 하고, 나아가서 오피스 사무원의 집무환경을 보다 좋게 개선하기 위해서는 오피스의 연구가 보다 중요한 의의를 가지게 된다.

이렇게 볼 때 사무작업에 필요한 기계·기구·비품 따위는 사무의 흐름이 원활하도록 적절히 배치하고, 채광·조명·청소 등에도 유의하여 사무집행에 불필요한 낭비가 따르지 않도록 배려하여야 한다.

사무관리와 장표제도

事務管理－帳票制度

사무를 정확·신속하게 하기 위하여서는 그것이 복잡하고 중요할수록 구두(口頭)에 의한 처리로는 불확실·불편하며, 문서에 의한 처리가 절대적으로 필요하다. 그것은 문서가 작성자로부터 떨어지는 순간부터 객관적으로 존재하게 되고, 언제 어디서든 필요에 따라 누구나 볼 수 있기 때문이다.

문서는 기업 규모가 확대되고 경영활동이 복잡해질수록 그 존재 의의가 더욱 중요해진다. 그리하여 사무작업에서 문서가 차지하는 비중이 커짐에 따라 문서작성의 정형화·표준화가 크게 요망된다. 문서작성의 형식이 정형화되어 있는 경우와 그렇지 않은 경우에는 그 기능에 큰 차이가 있기 때문이다. 그리하여 오늘날에는 사무 문서가 거의 정형화되어 있는데, 이 정형화된 문서를 일반적으로 '장표'라 하고, 이 정형화를 '문서의 장표화(帳票化)'라고 한다.

장표가 가지는 장점은 사무처리에 요하는 판단력을 최소한도로 줄인다는 데 있다. 장표에 기입하고 이것을 관계자에게 순차적으로 송부하고 보관함으로써 사무를 신속·정확하게 처리할 수 있는 것이다. 장표의 사용 범위가 단순히 작업 사무에 한정되지 않고, 내부보고 제도 등에서 볼 수 있는 것처럼 주요한 관리사무에까지 미치게 되면, 장표의 내용 여하는 경영활동에 큰 영향을 주고, 장표의 양부(良否)에 따라서 사무의 질(質)·양(量) 및 사무에 요하는 경비가 크게 좌우된다. 장표는 이처럼 사무 처리, 나아가서 경영 관리 자체에까지 중요한 영향을 미치므로 장표에는 각별히 신중을 기하여 철저한 관리를 하여야 한다.

경영의 실태에 맞도록 합리적으로 설계된 장표는 사무의 수행을 합리화·능률화하므로, 특히 장표 설계에 유의하여 무용한 낭비를 가져 오거나 사무처리상 결함을 일으키는 일이 없도록 주의하여야 한다. 장표에 적합한 용지류의 선정이라든지, 적절한 설계에 의한 인쇄 비용의 절감은 물론, 사무 작업을 용이하게 하기 위한 장표의 적정한 항목 배열·기입 스페이스의 설정 등도 합리적인 장표 설계를 위한 한 요인이 된다.

문서의 정리·보관

文書－整理·保管

문서란 경영활동에 필요한 의사전달·정보전달의 수단이다. 따라서 이들 문서는 사장(私藏)되거나 그 보관장소가 불명(不明)이어서는 의의가 없다. 특히 공문서 같은 것은 개인이 마음대로 보관하는 것보다는 누구든지 즉시 알 수 있도록 부(部)라든지 과(課)라든지 하는 기관의 지정된 장소에 보관하여, 관계자가 필요할 때 즉시 찾아볼 수 있도록 정리·보관되어 있어야 한다. 이와 같이 능률적으로 정보가 수장(收藏)되어 있다는 것은 경영조직의 기관(부·과)의 두뇌를 강화하는 것과 다름이 없다.

이러한 점에서 볼 때, 문서 정리의 요건으로는 다음과 같은 사항이 필요하다. 즉, ① 문서출납의 신속성, ② 출납위치의 정확성：문서가 꽂혀 있는 장소가 정확하게 지정되어 있어야 한다. ③ 분류체계의 확립：꺼내기 쉽고, 외기 쉬운 분류 체계가 책정되어 있어야한다. ④ 경제성이 있을 것：항상 뜯어 고치는 일이 없도록 시스템이나 용구(用具)가 영속성이 있어야 한다. 또한 용구 자체도 견실하고, 능률적일 수 있도록 설계되어야 한다.

이와 같은 요구를 충족시키기 위하여 여러 가지 문서정리 보관방법이 있으나, 그중 가장 널리 사용되고 효율적인 것으로는 파일링 시스템(filing system)을 들 수 있다. 파일링시스템은 문서나 장표를 정리 보관할 때, 그 정리 보관을 계통적으로 분류 보관함으로써 필요에 따라 어느때나 즉시 찾아볼 수 있도록 한 보관 방법이다. 이 파일링 시스템은 분류 배열의 방법을 계통적으로 시스템화한 수직식(垂直式)의 정리방법이라는 데 그 특색이 있다.

사무관리와 기계화

事務管理－機械化

과학의 발달과 더불어 사무분야에도 여러 가지 기계와 장치가 고안되어 널리 보급되고 있다. 이러한 사무기계의 계획적인 정비와 이용은 사무능률을 향상시키고, 사무의 정확성을 높이는 데 크게 기여한다. 사무기계의 발달과 보급으로 인하여 최근 선진 각국에서는 많은 인원이 담당하였던 사무가 한 대의 기계에 의하여 신속·정확하게 처리되고 있으며, 경리사무의 효율화에도 크게 이바지하고 있다. 사무기계화의 가장 중요한 목적과 효과는 경영에 있어서의 종합성과 관리성의 고도화를 가져오고 경영관리의 근대적 합리화를 촉진하는 데 있다.

사무의 종류에 따라서는 인간의 고도의 판단이 요구되므로 기계화가 어려운 경우도 있으나, 일상적인 사무는 되도록 기계화하는 것이 요망된다. 그러나 사무의 기계화에는 다음과 같은 점들을 신중히 고려하지 않으면 안 된다. ① 사무의 성질이 기계화에 적합한가, ② 기계화할 만큼 사무량이 많은가, ③ 기존 사무기계를 이용할 수 없는가, ④ 사무량의 앞으로의 전망은 어떠한가. 이러한 점들을 고려·검토하여 사무의 기계화에 대한 판단이 내려져야 한다.

사무관리와 오토메이션

事務管理－automation

오늘날 사무기계의 발달 고도화에 따라 선진국의 대규모 기업 경영에서 전개되고 있는 사무의 오토메이션화는 사무관리 면에서의 일대 혁명적인 것으로서, 사무의 작업적 측면이나 기능적 측면에서 뿐만 아니라 경영 활동 전체에 이르기까지 큰 영향을 주고 있다.

사무의 오토메이션화의 첫단계는 사무의 연속적 자동화이다. 즉, 종래에는 인간이 손으로 하던 '전표작성', '전표의 분류 및 정리', '장부기입', '주판계산', '집계표 작성', '청구서 작성'의 일련의 사무처리를 기계를 사용해서 자동적 그리고 연속적으로 행하는 것이다. 오토메이션화의 둘째 단계에는 연속적 자동화의 흐름 속에서 특히 주의를 요하는 사항이라든지 예외 사항을 적절히 자동적으로 가려내어 명시하고, 재고량의 유무·증감 등을 지시하게 하는 것이다. 사무의 오토메이션이 진전되면 될수록 이와 같은 자동적인 지시사항의 내용은 고도화되고, 따라서 사무의 오토메이션 조직은 과학적인 냉철한 판단력을 가진 톱 매니지먼트의 좋은 고문(顧問)이 된다.

그러나 오토메이션에 관한 기술은 아직 발전도상에 있으며, 그 기술적 한계 역시 없지 않다. 현재의 기술적 한계를 가지고 그것이 참된 오토메이션의 한계라고 결론을 내릴 수는 없다. 또한 가령, 사무 관리에 있어서 오토메이션을 채용한다고 하여도 경영적 측면에서의 검토가 있어야 한다. 즉, 사무의 오토메이션이 과연 채산상이 있는 것인가, 그것을 뒷받침할 만한 자금적 여력이 있는가 등등이 고려의 대상이 되어야 한다.

사무용품의 관리

事務用品－管理

사무용품의 관리란 사무의 간접적 수단으로서의 사무용품에 대하여 그것의 단순화·표준화와, 사무용품이라는 재산의 보존을 내용으로 사는 것이다. 즉, 전자는 사무용품이라는 재산의 보존을 내용으로 하는 것이다. 즉, 전자는 사무용품의 단순화·표준화에 의하여 사무작업의 능률화에 기여하는 것을 목적으로 하는 것이고, 후자는 ① 재산의 가치를 그대로의 양상으로 유지하면서 보존할 것, ② 재산을 보통의 방법으로 이용해서 수익을 올리도록 할 것, ③ 재산의 성질을 바꾸지 않는 범위안에서 재산의 가치를 증식할 수 있도록 개량할 것 등을 목적으로 하는, 이른바 재산관리(財産管理)의 측면과 연결되는 것이다.